5 Dicas Para Aumentar a Produtividade

Já não é de se duvidar que é complicado organizar nosso tempo atualmente para aumentar nossa produtividade. Isso se passa devido a quantidade de tarefas que temos para fazer todos os dias, que parecem só aumentar e também pela grande quantidade de distrações que temos na internet que são, principalmente, as redes sociais e emails.

Se você não tiver uma organização do que irá fazer, dificilmente conseguirá cumprir todas as tarefas diárias.

A única forma de nos organizarmos é fazer o planejamento de todas as nossas atividades e tarefas com antecedência. Muitas pessoas reclamam da falta de tempo, mas não utilizam nenhum recurso que possa otimizar seus compromissos do dia-a-dia.

Vou lhe passar 5 dicas que tem funcionado para mim e, se você tem dificuldade para se organizar diariamente, tenho certeza que também lhe serão úteis: 

1ª) Tenha Uma Agenda

O primeiro passo para você ter suas tarefas organizadas e aumentar sua produtividade é ter uma agenda. Se você começa seu dia sem ter tudo anotado do que irá fazer, é a mesma coisa que pegar um ônibus ou seu carro sem ter um destino.

Portanto, se ainda não tem o hábito de anotar suas tarefas, recomendo-lhe que faça uma reflexão do quanto isto está lhe prejudicando ou tomando seu tempo.

Existem várias formas de você anotar suas tarefas, desde as tradicionais agendas em papel até sites que fornecem estes serviços de forma mais prática pela internet.

Vou lhe passar as 2 ferramentas que eu utilizo (e gosto bastante) diariamente e que são 100% online e você pode usá-las no seu notebook, tablet e celular:

Google Agenda: Muito bom para organizar suas tarefas, pois você pode integrá-lo com uma conta do Gmail. É muito simples de utilizar e tem até opções que lhe enviam e-mails e lembretes antes do horário pré-definido para sua tarefa e compartilhamento de agenda com outros usuários do Google.

Costumo usar para anotações de lembretes rápidos e esporádicos, como:

“Ir ao médico dia xx às xx horas.”

“Reunião com minha equipe hoje às 10hs”

Site: http://www.google.com/calendar

Todoist: Excelente ferramenta para gerenciar atividades diárias e também nossos projetos de médio e longo prazos. Para mim, é a melhor e mais completa ferramenta para gerenciarmos nossas tarefas.

Existe a versão Free (gratuita) e a Pro (paga) caso você queira mais funções.

Eu utilizo a versão Free que me atende muito bem no meu notebook, tablet e smartphone. Todas as tarefas que inserimos em qualquer um dos dispositivos, já sincronizam de forma imediata na sua conta online e você pode acessá-las de qualquer um de seus dispositivos. É muito bom! Recomendo!

Site: https://todoist.com/

Portanto, não importa qual sua escolha, tenha uma agenda e organize suas tarefas diariamente.

5 Dicas Para Aumentar Sua Produtividade

2ª) Anote Tudo e Seja Focado

O nosso cérebro precisa de muita clareza e não dá para fazermos 2 ou mais coisas ao mesmo tempo.

O problema que acontece com a maioria das pessoas é o seguinte: Você está fazendo algo e, de repente, o seu inconsciente começa a dizer: “Faça isto, faça aquilo, é melhor fazer isto agora, etc…etc…”

Chega a ser engraçado, pois nós mesmos ficamos indecisos naquilo que deve ser realmente feito naquele momento, devido nossa cabeça ficar cheia de pensamentos ao mesmo tempo. Podemos dizer que é a voz do subconsciente que tenta nos tirar de foco.

Para evitar estas situações de pensamentos distrativos e ter as coisas certas a fazer diariamente, escreva suas tarefas sempre 1 dia antes de realizá-las.

Ex.: Se hoje for segunda-feira, já deixe tudo anotado do que irá fazer amanhã (terça-feira). Quando chegar na noite de terça, você faz a mesma coisa para quarta-feira. E assim por diante.

3ª) Um Pouco de Cada Vez

Nunca sobrecarregue todo o seu dia com tarefas a fazer. De nada adianta ter uma lista de 10 coisas a fazer, pensando que irá dar conta para concluir tudo e não conseguir fazer nem a metade do que foi programado.

Isto gera um sentimento de frustração e angústia. É melhor você ter programadas 5 tarefas que você dará conta de fazer e, se sobrar tempo, fazer as outras 5, do que programas as 10 tarefas e fazer somente 5 delas.

Dica: O segredo não é fazer muitas tarefas, mas sim completar todas que você começar.

4ª) Estabeleça Prioridades

Suponha que você tenha 10 tarefas a fazer. Não liste as tarefas uma abaixo da outra aleatoriamente. Determine as prioridades  do que você tem a fazer.

O que eu faço é determinar 3 tipos de prioridades na minha agenda: Prioridade Alta, Média e Baixa

Por muito tempo, eu utilizei agendas de papel, onde eu tinha que escrever a caneta tudo que tinha para fazer. Como atualmente temos a tecnologia a nosso favor, optei por migrar tudo para agendas e serviços pela internet, para eu poder sincronizar minhas tarefas no SmartPhone, Tablet e Notebook. conforme detalhei na 1ª dica.

Independente da ferramenta que você utilize, o importante é estabelecer as prioridades para fazer naquele dia.

Quando estiver realizando atividades de “Prioridade Alta”, não tenha nada por perto que lhe tire do foco, pois geralmente estas atividades é que levarão mais tempo e, o ideal é não ser interrompido no momento de fazê-las.

Dica: Comece sempre fazendo as tarefas de “Prioridade Alta”, depois as de “Prioridade Média” e por fim, de “Baixa Prioridade”.

Nas tarefas de prioridade alta, feche seu E-mail, Skype, todas as redes sociais e qualquer outra coisa que possa interromper o que você estará fazendo. Quando eu digo fechar, não é ficar no modo “invisível”, é sair totalmente mesmo. Com isto, seu foco ficará 100% na sua atividade de “Prioridade Alta”.

5 Dicas Para Aumentar Sua Produtividade

5ª) Faça Pausas e Aprenda a Dizer “Não”

Tem pessoas que fazem as tarefas delas e ainda faz as coisas para outras pessoas. Elas não sabem dizer “não” para as pessoas e acabam lotando suas agendas com prioridades.

O problema disto é que ela irá tirar a pessoa mais importante da sua agenda, que é a si própria. É preciso aprender a dizer “não” no momento certo, pois pode chegar uma hora que você não dará conta de fazer tanta coisa e acabará sendo mal falado(a) pelos outros.

Pior do que ser conhecido por uma pessoa que diz “não”, é ser conhecido como uma pessoa que não entrega o prometido. Este tipo de fama costuma sujar o nome das pessoas e fica difícil reverter a situação.

Para finalizar, saiba quando se deve parar para uma pausa ou descanso. Todos nós temos limites para executarmos qualquer atividade, mantendo-se o mesmo nível de qualidade e agilidade.

Segundo alguns estudos, o ideal é que se faça pausas de 5 a 10min. a cada 1 hora trabalhada. Se precisar trabalhar por 2 ou 3 horas seguidas, basta multiplicar por 3 o tempo de descanso para 1 hora e fazer a sua pausa. Fazendo isto, você não só otimizará sua produtividade, mas também irá lhe poupar do stress.

Dica: Comece a praticar aos poucos o “Não”. Com o tempo isto se tornará um (bom) hábito em sua vida. Faça pausas a cada hora trabalhada para manter seu nível de trabalho durante todo o dia.

Segundo alguns especialistas, quem corre demais para fazer as coisas perde muito tempo. Quando a pressa é frequente, é um sinal da falta de planejamento e de prioridades no seu dia a dia e na sua vida.

Eu já li muitos artigos e experimentei várias dicas de produtividade. Posso lhe dizer que estas 5 dicas que lhe passei acima são as que melhor funcionam para mim.

O que me influenciou bastante também, foi a leitura do excelente livro “Os 7 Hábitos Das Pessoas Altamente Eficazes” de Stephen Covey. Recomendo-lhe a leitura deste livro e verá o quanto poderá aumentar ainda mais sua produtividade.

Bom, é isso. Agora é você se ajustar para começar a melhorar sua produtividade a partir de hoje. 🙂

Tenha um ótimo dia,
Charles Rezende

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12 Comentários

  1. Andres disse:

    Parabéns pelo post. Muito útil!

  2. Olá Andres,

    Obrigado pelo seu comentário.

    Abraço.

    Charles Rezende

  3. jgbarbirato disse:

    Excelente Charles, o tempo é definido por nós, de fato. Temos o mau hábito em colocar a responsabilidade no tempo quando na verdade quem mais influencia é a nossa falta de organização e planejamento. Em breve escreverei um post sobre um grande cara que fala a respeito de Gestão do tempo. Obrigado pela oportunidade de aprender um pouco mais. Eu tenho a agenda no telefone, mas acredito que precisarei migrar para alguma outra. Em vezes eu me perco. Abraço

  4. Edmar Caetano disse:

    Parabéns Charles, estava precisando receber algo assim, o dia parece que termina rapido demais e as tarefas ficam. Ótimas dicas.

  5. Andrea Fatima disse:

    Olá Charles,
    precisava muito desse puxão de orelha! Pois tenho muitas tarefas diárias e esqueço de colocá-las na Agenda. Ficando perdida…
    Me sinto frustrada por não conseguir colocá-las em dia, por falta de um planejamento diário.
    São coisas simples, mas que exigem regras.
    Muito obrigada pelo valioso conselho.
    Abraços
    Andrea Fatima

  6. luiz disse:

    realmente estas dicas são muito ulteis eu estou comesando nesta indústria de trabalhar apartir de casa
    e confesso que ainda não tenho um agenda, mas ja penso em ter uma pois o meu tempo para trabalhar no meu blog é muito pouco pois eu faça em tempor parcial.
    eu trabalho no meu imprego de periodo integral das 7.30 as 6.00 ufa só de fala isso ja fico cansado
    porisso eu acho que é melhor eu foca o meu tempo livre em 1ª criar artigo 2º divulgação a assim vai….

  7. Carlos G Teixeira disse:

    Olá, obrigado pelas dicas, preciso focar, administrar melhor meus deveres diários.

  8. Amanda Oliveira disse:

    Boa noite, gostei muito das dicas e vou colocar em prática agora mesmo, tenho certeza que assim terei mais resultados no meu trabalho.
    Muito Bom, parabens!